Generuj deklaracje Intrastat w formacie INSTAT/XML

Rozszerzenie do Store Builder oraz Multi-Vendor, które przygotowuje miesięczną deklarację Intrastat wprost z zamówień sklepu. Jeżeli sprzedaż do innych krajów Unii przekroczyła krajowy próg statystyczny, urząd co miesiąc czeka na zestawienie towarów, ich kodów taryfowych, masy, wartości i krajów pochodzenia. Wszystkie te dane sklep już posiada, tyle że rozproszone: kod celny siedzi w cesze produktu, pochodzenie w innej cesze, masa w wadze towaru, a numer VAT kontrahenta w polu profilu klienta. Zebranie tego ręcznie w arkuszu zajmuje kilka godzin i bywa źródłem pomyłek, których urząd nie wybacza. Nasz addon czyta zamówienia wybranego miesiąca, porządkuje je zgodnie z modelem Eurostatu i zapisuje gotowy plik do wysłania w portalu urzędu.

Najważniejsze funkcje

- Gotowy plik dla pięciu urzędów: niemiecki INSTAT/XML składany w eSTATISTIK.core, francuska odpowiedź EMEBI w usłudze DEBWEB2 na portalu ProDouane, hiszpański plik wczytywany w sede electronica urzędu AEAT, rumuński XML urzędu INS oraz włoskie elenchi riepilogativi wgrywane w Intr@web.

- Oba kierunki obrotu towarowego: wysyłki liczone wprost z zamówień oraz przywozy wewnątrzunijne prowadzone we własnym rejestrze, uzupełnianym ręcznie albo importem pliku CSV z księgowości.

- Jednorazowe mapowanie sklepu na model Eurostatu: administrator wskazuje z list rozwijanych, która cecha niesie kod towaru, która kraj pochodzenia, skąd brać masę i numer VAT kupującego oraz które statusy zamówień liczą się jako wysyłka.

- Podgląd deklaracji z raportem braków, który wskazuje konkretne zamówienia i produkty do uzupełnienia, zanim plik trafi do urzędu.

- Historia wygenerowanych plików z ponownym pobraniem, czyli ślad audytowy tego, co i za jaki okres zostało złożone.

- Comiesięczne zadanie automatyczne, które generuje deklarację za miniony miesiąc i przysyła ją mailem wraz z załącznikami, bez wchodzenia do panelu.

- Obsługa urzędowych realiów, których nie widać na pierwszy rzut oka: podział zbyt dużej deklaracji na kolejno numerowane pliki, wartość statystyczna liczona narzutem procentowym, kod zastępczy nabywcy przy sprzedaży konsumenckiej, rumuńskie zgłoszenie zerowe oraz włoska nazwa pliku budowana według wzorca urzędu.

Praca zaczyna się od jednego ekranu ustawień, na którym sklep zostaje przełożony na język Eurostatu. Administrator wybiera cechę z kodem celnym, cechę z krajem pochodzenia, statusy zamówień traktowane jako wysyłka oraz pole profilu, w którym klienci podają numer VAT UE. Wskazywanie odbywa się z list rozwijanych zbudowanych z realnych danych sklepu, więc nie trzeba znać żadnych identyfikatorów. Osobne pole decyduje, czy numer VAT ma pochodzić z migawki zamówienia, czy z bieżącego profilu klienta, co bywa istotne przy kontrahentach, którzy zmienili dane po zakupie

Zrzut ekranu 1: mapowanie danych sklepu na model Eurostatu w ustawieniach addona.

Druga część ustawień dotyczy tego, co w praktyce najczęściej różni sklep od sklepu. Masę netto można brać z wagi produktu, z wybranej cechy albo z pola jednostek pochodzącego z popularnego rozszerzenia, a jednostkę wolno wskazać osobno, ponieważ kosmetyki bywają opisane w mililitrach, a suplementy w gramach. Tutaj także zaznacza się witryny prowadzące sprzedaż konsumencką, w których kupujący nie podaje numeru VAT, oraz podaje adres, na który ma przychodzić comiesięczne powiadomienie z gotową deklaracją

Zrzut ekranu 2: źródło masy netto, sprzedaż konsumencka i adres powiadomień miesięcznych.

Codzienna praca toczy się w sekcji Zamówienia, w pozycji Intrastat. Każdy wiersz to zapisana deklaracja dla jednego kraju i jednego kierunku, gotowa do wykorzystania w kolejnych miesiącach. Przy wierszu wybiera się okres i sięga po jeden z dwóch przycisków: podgląd albo generowanie pliku. Poniżej gromadzi się historia z nazwą pliku, liczbą pozycji i sumą wartości, więc widać na jednym ekranie, co zostało złożone i za jaki miesiąc. Firma raportująca w kilku państwach prowadzi kilka deklaracji obok siebie, bez przełączania się między narzędziami

Zrzut ekranu 3: lista deklaracji z wyborem okresu i historią wygenerowanych plików.

Sama deklaracja powstaje na formularzu, który układa się według wybranego kraju. W wariancie niemieckim pojawiają się numer zgłaszającego, dane nadawcy, Bundesland, rodzaj transportu oraz Art des Geschäfts, a pod polami widnieją objaśnienia odwołuhące się do niemieckich realiów, łącznie z trybem testowym przydatnym przy pierwszym zgłoszeniu. Osoba składająca deklarację rozpoznaje pola, które zna z portalu urzędu, zamiast tłumaczyć sobie ogólne nazwy techniczne

Zrzut ekranu 4: formularz deklaracji niemieckiej z danymi zgłaszającego i słownikami krajowymi.

Rumunia idzie o krok dalej i pyta o rzecz, której nie wymaga żaden inny urząd, czyli o osobę odpowiedzialną za zgłoszenie. W pliku muszą znaleźć się jej nazwisko, imię i telefon, obok numeru CUI firmy i nazwy podmiotu. Formularz prosi o te dane wprost, zamiast zostawiać w gotowym pliku puste miejsce, przez które import w portalu urzędu kończyłby się błędem. Osobny przełącznik decyduje, czy zgłoszenie ma mieć postać rozszerzoną

Zrzut ekranu 5: formularz deklaracji rumuńskiej z osobą kontaktową i zgłoszeniem rozszerzonym.

Wystarczy zmienić kraj, aby ten sam ekran wyglądał zupełnie inaczej. Hiszpania nie pyta o dane zgłaszającego, oczekuje natomiast prowincji wysyłki, warunków dostawy w rozumieniu Incoterms, sposobu transportu oraz narzutu, którym liczona jest wartość statystyczna. Objaśnienia mówią wtedy o prowincjach kanaryjskich i o koszcie transportu do granicy hiszpańskiej. Profil kraju jest tu realną warstwą reguł, a nie zmianą etykiet, i to on decyduje o kształcie pliku wynikowego

Zrzut ekranu 6: formularz deklaracji hiszpańskiej z prowincją, Incoterms i narzutem wartości statystycznej.

Francja prosi o numer i nazwę zgłaszającego oraz o departament wysyłki, a objaśnienia prowadzą wprost do usługi DEBWEB2 na portalu ProDouane i podpowiadają, że Korsykę zgłasza się jako departament dwudziesty. Każdy z urzędów ma własny zestaw pól, własny słownik i własny format pliku, a mimo to obsługuje je jedno rozszerzenie, w jednym miejscu panelu

Zrzut ekranu 7: formularz deklaracji francuskiej z departamentem wysyłki i danymi zgłaszającego.

Włochy pozwalają złożyć zgłoszenie w zakresie fiskalnym, statystycznym albo pełnym, a wybór realnie zmienia zawartość pliku, bo zakres fiskalny nie zawiera kolumn statystycznych. W innych narzędziach oznacza to ręczne czyszczenie kolumn, tutaj sprowadza się do jednego pola formularza. Obok niego stoją trzy numery partita IVA, kod użytkownika Intr@web, sigla prowincji i początkowy numer referencyjny zgłoszenia

Zrzut ekranu 8: formularz deklaracji włoskiej z zakresem kolumn i numerami partita IVA.

Przed wygenerowaniem pliku warto zajrzeć do podglądu, który pokazuje deklarację dokładnie w takiej postaci, w jakiej trafi do urzędu. Pozycje są już zgrupowane według kodu towaru, kraju przeznaczenia, kraju pochodzenia i nabywcy, z masą, wartością oraz rodzajem transakcji. W nagłówku widać liczbę pozycji i sumę wartości, czyli dwie liczby, które księgowość porównuje z własnym zestawieniem. Przy sprzedaży konsumenckiej w kolumnie nabywcy pojawia się kod zastępczy przewidziany przez urząd, ponieważ osoba prywatna numeru VAT nie posiada

Zrzut ekranu 9: podgląd pozycji po agregacji przed wygenerowaniem pliku.

Nad tabelą pozycji czeka najbardziej praktyczna część podglądu, czyli raport braków. Addon wypisuje w nim każdą pozycję o niekompletnych danych wraz z odnośnikiem do zamówienia i produktu oraz nazwą brakującego pola, na przykład kraju pochodzenia, kodu towaru albo masy. Poprawka trwa chwilę, a plik można wygenerować ponownie tego samego dnia. Braki wychodzą przed złożeniem deklaracji, nie po jej odrzuceniu

Zrzut ekranu 10: raport braków wskazujący produkty do uzupełnienia przed wysyłką.

Sklepy z szeroką ofertą trafiają czasem na urzędowy limit. Hiszpański urząd przyjmuje w jednym pliku najwyżej dziewięćset dziewięćdziesiąt dziewięć pozycji, więc obszerna deklaracja musi zostać rozdzielona. Addon robi to samodzielnie: zapisuje kolejno numerowane pliki z sufiksami, każdemu przypisuje własną liczbę pozycji i własną sumę wartości, a wszystkie umieszcza w historii jako osobne odnośniki do pobrania. Powiadomienie miesięczne przynosi komplet w jednej wiadomości

Zrzut ekranu 11: deklaracja przekraczająca urzędowy limit rozdzielona na kolejno numerowane pliki.

Obowiązek sprawozdawczy nie kończy się na sprzedaży. Firmy kupujące towar u dostawców z Unii raportują także przywozy, a tych danych sklep nie zna, bo faktury zakupowe nie przechodzą przez zamówienia. Dlatego addon prowadzi dla nich osobny rejestr, w którym pozycje można dopisać ręcznie albo wczytać jednym plikiem CSV z zestawienia przygotowanego przez księgowość. Import sprawdza każdy wiersz osobno i wypisuje odrzucone wraz z numerem linii, więc literówka w kodzie towaru nie psuje całej partii

Zrzut ekranu 12: rejestr pozycji przywozowych z filtrem okresu i wczytywaniem pliku CSV.

Pojedynczą fakturę od dostawcy dopisuje się bez przygotowywania pliku. Formularz pozycji pyta o okres, kod towaru, kraj wysyłki, kraj pochodzenia, masę, ilość i wartość, czyli dokładnie o to, co widnieje na fakturze. Rubryka rodzaju transakcji może zostać pusta, a wtedy pozycja przejmuje wartość ustawioną w samej deklaracji

Zrzut ekranu 13: ręczne dopisanie pojedynczej pozycji przywozowej.

Od momentu, w którym pozycje znajdą się w rejestrze, dalsza droga wygląda tak samo jak przy wysyłkach. Ten sam podgląd, ten sam raport braków, ten sam przycisk generowania. Zmienia się znaczenie pól, bo przy przywozie kolumna kraju pokazuje kraj wysyłki, a kolumna kontrahenta znika, ponieważ urzędy zabraniają podawania jego numeru w zgłoszeniu przywozowym. Raport braków linkuje wtedy do pozycji rejestru zamiast do zamówienia

Zrzut ekranu 14: podgląd deklaracji przywozowej z krajem wysyłki i raportem braków.

Na koniec drobiazg, który potrafi kosztować odrzucone zgłoszenie. Włoski urząd narzuca nazwę pliku złożoną z kodu użytkownika, dnia i miesiąca oraz numeru kolejnego zgłoszenia w danym dniu. Addon nadaje ją sam i pilnuje numeracji, więc drugie zgłoszenie tego samego dnia dostaje kolejny numer bez udziału użytkownika. W historii widać obie wersje pliku, każdą z własną liczbą pozycji i sumą wartości

Zrzut ekranu 15: plik włoski nazwany według wzorca urzędu, z numerem kolejnym zgłoszenia.

Addon Deklaracje Intrastat zamienia comiesięczny obowiązek sprawozdawczy w rutynę trwającą kilka minut. Dane pochodzą z zamówień, które i tak są w sklepie, przywozy mają własny rejestr zasilany jednym plikiem, konfiguracja powstaje raz, a każdy kolejny miesiąc sprowadza się do wyboru okresu i pobrania pliku albo do odebrania wiadomości z gotową deklaracją. Pięć profili krajów działa obok siebie, a architektura addona została pomyślana tak, aby kolejne państwa Unii dokładać jako nowe profile.

Zapraszamy do kontaktu i zakupu!